362 millions d’heures seraient consacrées aux processus documentaires selon une étude réalisée par Coleman Parkes Research pour Ricoh. Cela représenterait l’équivalent de 147 milliards d’euros par an consacrés aux traitements des documents. A en croire les répondants, l’optimisation des processus de gestion documentaire aurait un impact de 5% du chiffre d’affaires; soit une augmentation des bénéfices d’environ 46 milliards d’euros pour l’ensemble des entreprises européennes. Ce chiffre pourrait être facilement atteint si l’on considère que seulement 22% des entreprises européennes disposent de processus de gestion documentaire industrialisés. L’étude s’intéresse également aux axes d’amélioration à mettre en avant. Trois se dégagent plus nettement : un meilleur partage des connaissances (67%), l’amélioration de la sécurité (67%), l’efficacité des collaborateurs (65%).
Que faut-il en retenir ?
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Incontestablement, la dématérialisation des documents est un sujet largement d’actualité au sein des entreprises. On peut même estimer sans trop se tromper qu’il va devenir de plus en plus critiques ne serait ce qu’au regard de la croissance des informations produites.
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Ce processus est d’autant plus critique qu’il coûte particulièrement cher et que des gains importants sont possibles
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Le traitement des processus documentaires va bien au de-là de la simple numérisation du document. C’est un préalable qui ne suffit plus. Une dématérialisation efficace doit permettre de trouver facilement une information, collaborer autour du document, valider les mises à jour ou encore garantir l’intégrité du document. La dématérialisation est bien une chaine complète.
En associant, les technologies de numérisation, d’indexation, de gestion documentaire, de workflow, de signature électronique et d’archivage, VDoc Software et ses partenaires proposent une solution globale de dématérialisation. Elle est à même de répondre à l’ensemble des enjeux des entreprises et leur assurer un retour sur investissement important.
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