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Quelle est la volumétrie des documents à numériser ?

La volumétrie, maillon essentiel de l’analyse documentaire

Sujet médiatique, parfois à controverse (cf. actualités du projet Google Books et la numérisation du patrimoine culturel national et mondial), la dématérialisation est au cœur de toutes les réflexions et est devenue inévitable dans l’optimisation des organisations.

De nombreuses administrations et sociétés privées ont déjà entrepris des programmes de numérisation de leurs flux documentaires (ex. courriers entrants) ou de reprise de l’existant (ex. documents vitaux d’entreprise) afin de partager et diffuser plus vite l’information tout en apportant un niveau élevé de fiabilité des échanges électroniques. Chaque projet de numérisation est unique et s’aborde avec une méthodologie dont nous allons vous décrire les principales étapes.

Bien commencer …

La volumétrie est un paramètre primordial dans l’étude préliminaire d’un projet de numérisation et par conséquent un élément fondamental comme critère de choix d’un scanner et des étapes qui suivent la capture. Ce choix sera directement dépendant du nombre d’opérateur nécessaires pour la réalisation de chacune des étapes du projet (préparation, numérisation, nommage, indexation, etc.).

Côté scanner …

Un conseil : ne pas s’arrêter aux spécifications techniques des documentations commerciales des scanners. Savoir la cadence « ppm » (page par minute) est certes fort utile, mais connaître la capacité journalière et autres qualités intrinsèques comme la prise papier est primordial. Par expérience, nous constatons que le choix d’un scanner ne réussit que dans le cadre d’un projet défini bien précisément au départ.

Des projets de nature différente

Flux et fonds documentaires ne s’abordent pas sous le même angle. Les contraintes ne sont pas identiques et parfois la transposition d’un scanner dédié à une application de reprise de l’existant ne saura s’adapter à un projet de numérisation de flux quotidien de documents (et vice-versa). D’où la très grande variété des modèles de scanners documentaires.

Face à un projet de numérisation comprenant une masse hétérogène de documents de tous types (grammage, taille, état de conservation), il faut plutôt préconiser des scanners pourvus d’une prise papier et d’un système de réception performants. Il vaut mieux parfois aller moins vite avec un processus sans bourrage que vouloir aller à vive allure en ayant à gérer les arrêts et nettoyages incessant du scanner. Toutefois, si les documents sont très homogènes et de bonne qualité, ne pas se priver et privilégier la rapidité comme choix sélectif du scanner !

En conclusion, chaque projet est unique et le scanner universel n’existe pas !