Innovation

La gestion du document est incontestablement une des composantes clés de ce que l’on appelle le BPM 2.0. En effet, le document est au cœur de nombreux processus, prenons l’exemple d’une application de dématérialisation de factures fournisseurs.

Une telle application se base sur un processus système (un processus sans intervention humaine) intégré en amont à une solution de Lecture Automatique de Document (LAD). Ce processus système  doit pouvoir, selon des règles métiers, déclencher un sous processus humain afin qu’un opérateur puisse prendre des décisions si le montant est supérieur à une somme définie dans la règle. Ainsi le document est stocké dans un système de gestion documentaire afin d’assurer son intégrité, sa sécurité, son authenticité et sa conservation sur une longue durée. Bien entendu, cette application doit respecter les standards et les normes en vigueur dans les différents pays, c’est une des raisons pour laquelle il est bien plus efficace de s’appuyer sur un système de BPM que de développer une application spécifique pour ce type d’applications.

Le document est donc bien au cœur du BPM !

Il s’agit ici de tous les documents reçus et devant être sauvegardés et classés. Nous pouvons séparer les documents papier et les documents électroniques (les courriels), bien que après numérisation,  un document papier se gère de la même manière qu’un document électronique sous certaines conditions. En effet, la destruction physique du support papier ne peut être réalisée que si la GED permet d’assurer la valeur probante du document électronique (signature digitale avec certificat et horodatage).
 
Par ailleurs, le nombre exponentiel de courriels traités par les entreprises nécessite un système d’archivage global. Certains de ces documents, en fonction de leur valeur légale pour l’entreprise, doivent être archivés dans un système approprié répondant aux directives de la norme ISO 1549 en terme de normalisation. 

Afin d’assurer une gestion efficiente, le système devra comporter les phases suivantes : 

Nous distinguerons ici trois familles :

Le document 2.0 peut se définir par la production d’un ensemble de documents, regroupés sous forme de dossier dans un système de GED.
 

Dans la plupart des cas, un utilisateur qui rédige un document se positionne dans un contexte particulier. Par exemple, une proposition commerciale est créee et rédigée dans un dossier client par le chargé d’affaire, souvent en relation avec un consultant technique qui rédigera lui même le schéma d’architecture de la solution. Il est donc primordial de gérer non seulement le document, mais aussi le dossier dans lequel se trouve le document. La traçabilité impose en effet de ne plus modifier le dossier une fois que celui ci est envoyé au client, c’est à cette condition que les informations produites auront une valeur légale.
 

Si des modifications doivent avoir lieu sur le document après sa diffusion, il faudra changer la version du dossier, ce qui aura pour effet de le dévérouiller et de permettre ainsi la modification (le changement de version) des documents contenus. De plus, cette action de changement de version assure, par la saisie d’un motif, la traçabilité complète du dossier.
 

Un  autre point important est la notion de liens interdocumentaires.  Nous trouvons à l’heure actuelle des liens dans pratiquement tous les documents. Or, ces liens ne sont jamais “gérés”. C’est à dire que si dans un dossier, comme décrit plus haut, deux documents sont liés, que se passe-t-il si le document cible est modifié? Le système doit automatiquement modifier le document source afin de le faire pointer vers la nouvelle version. Si nécessaire, cette version source pourra être revalidée par un responsable.
 

En résumé, ce concept de document 2.0 est une avancée majeure en terme de gestion documentaire car elle autorise la collaboration sur un même dossier de plusieurs intervenants tout en assurant la traçabilité et l’intégrité du dossier et de ses documents. Couplé à un logiciel de signature digitale et d’horodatage, ce système possède toutes les caractéristiques afin de fournir une valeur probante aux documents produits par l’entreprise.