De l'autre côté du miroir

La semaine prochaine on fait quoi ?

Après une première phase consacré à l’élaboration du programme, le comité In’VDoc va se consacrer de manière plus importante à l’organisation de la journée en elle-même.

Vendredi soir, la semaine tire à sa fin. Le comité In’VDoc vient de lever la séance. L’ordre du jour est quasi rituel : ce que l’on a fait, ce que l’on aurait du faire et ce que l’on va faire la semaine prochaine. Chacun quitte la salle de réunion ou raccroche son téléphone en ayant à l’esprit le menu des prochains jours. A un peu moins de huit semaines de l’évènement (et oui déjà), chacun a pris ses repères. La mécanique est bien huilée.

En ce vendredi 4 décembre, un changement s’est opéré. Le temps consacré à la réalisation du programme, à la récupération des informations sur les speakers ou au descriptif des différents ateliers s’achève doucement. Le programme est en partie bouclé et reflète parfaitement les enjeux du moment : le pilotage, la dématérialisation, les nouvelles formes de collaboration et d’organisation, le SaaS ou l’environnement.

Reste désormais à mettre en musique le jour J, les 2 plénières, les 6 conférences débats (ateliers de 45 minutes) et les 10 speed meetings (présentations de 25 minutes) et assurer aux visiteurs que vous serez, des conditions d’accueil qui vous garantissent un bon déroulement de la journée.  

Place donc à une nouvelle phase pour le comité In’VDoc : la logistique du 28 janvier. Accueil, stationnement, moyens techniques, organisations des zones de démonstration, signalétique, restauration, animation, répétition des plénières, sécurité… tout va y passer. Toute l’équipe doit désormais se projeter sur le jour J et imaginer tous les cas de figure. Plus que jamais, la chasse aux détails est lancée !

Alors la semaine prochaine on fait quoi ? Et bien jeudi, le comité va aller refaire une séance de repérage à l’Espace Tête d’or, valider l’implantation de la zone démo et tester le traiteur… quand je vous dis que le moindre détail compte !