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Dématérialisation et archivage « légal »

Le passage à l’économie numérique et la dématérialisation posent de nouvelles contraintes pour les entreprises.  En particulier, les usages et les pratiques liés à la conservation des documents doivent être totalement repensés…

L’émergence de la dématérialisation des documents a introduit une nouvelle dimension dans la gestion des entreprises en favorisant la communication, le classement et la recherche d’information.

De plus en plus de documents commerciaux, factures, commandes, contrats…  sont aujourd’hui directement créés et échangés sous forme électronique.

La dématérialisation des documents est renforcée par l’arrivée sur le marché de techniques d’imagerie extrêmement performantes et économiquement abordables. Ces dernières permettent de numériser des documents papier, pour en produire des copies électroniques, plus faciles à manipuler.

Les gains évidents et immédiats en termes d’efficacité, de temps et d’argent poussent de plus en plus d’entreprises et d’administrations à adopter ces nouvelles pratiques, qui deviennent bien souvent la norme en la matière.

Pour autant, quels que soient leur activité et leurs statuts, le passage à la dématérialisation n’exonère pas les organisations concernées de leurs obligations légales, fiscales, et règlementaires.
Matériels ou immatériels, ces documents doivent souvent être conservés pendant un certain nombre d’années, pour des raisons pratiques, ou pour des raisons juridiques.

C’est précisément pour répondre à cette situation que le concept d’archivage électronique est né. Comme l’archivage traditionnel, il doit permettre aux entreprises de répondre à leurs besoins propres, et aux exigences légales.
Cependant, la société et ses lois n’avaient pas anticipé cette évolution et les textes ont du être adaptés pour prendre en compte cette nouvelle dimension.
Par abus de langage, on parle alors le plus souvent d’archivage « légal ». Bien que couramment utilisé, ce terme est incorrect, et on doit lui préférer celui d’archivage à valeur probatoire.

Grâce à la solution développée par Stepware, associant les technologies VDoc et STS Group, l’utilisateur bénéficie d’un environnement totalement intégré, lui permettant de gérer l’intégralité du cycle de vie documentaire…