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Jeudi 7 janvier 2010 | 10h46 Average rating: 0/5 (0 votes cast)

Les bonnes pratiques de numérisation : la mise en place du projet

Sujet médiatique, parfois à controverse (cf. actualités du projet Google Books et la numérisation du patrimoine culturel national et mondial), la dématérialisation est au cœur de toutes les réflexions et est devenue inévitable dans l’optimisation des organisations.

Comment réussir son projet de numérisation ? Le 28 janvier sera l’occasion d’étudier en profondeur cette question, mais pour commencer voici les 3 étapes clés à respecter :

Moyens techniques

Le projet est cadré dans toutes ses composantes (techniques, humaines, organisationnelles et financières). Tous les intervenants sont définis et leurs rôles compris de tous. Les scanners sont sélectionnés, mais aussi l’architecture informatique et les logiciels associés (capture, indexation, Lad, Ged, etc.). Tous ces éléments techniques mis bout à bout doivent être testés et recettés avant le lancement officiel du projet.

Moyens humains

L’équipe dédiée au projet doit être composée d’un noyau sur lequel viendra se greffer les effectifs nécessaires à son bon fonctionnement en pleine croisière (prendre en compte les phases de mise en place, de montée en charge et de plein régime avec les pics éventuels).

L’organisation

Il faut bien entendu organiser physiquement le lieu où se passera la numérisation mais aussi mettre en place l’encadrement du projet. Il faut simplifier au maximum les flux de documents physiques et dans la mesure du possible éviter les endroits trop exigus, les sources de lumières gênantes, et autres désagréments. Mettre en place des comités de pilotage afin de prendre les bonnes orientations en début et au cours du projet mais aussi pour suivre son bon déroulement. L’équipe projet sera composée du personnel interne à la structure dite maîtrise d’ouvrage qui aura en charge les relations avec la maîtrise d’œuvre qu’elle soit interne ou externe à l’entreprise.