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Les bonnes pratiques de la numérisation

Sujet médiatique, parfois à controverse (cf. actualités du projet Google Books et la numérisation du patrimoine culturel national et mondial), la dématérialisation est au cœur de toutes les réflexions et est devenue inévitable dans l’optimisation des organisations.

De nombreuses administrations et sociétés privées ont déjà entrepris des programmes de numérisation de leurs flux documentaires (ex. courriers entrants) ou de reprise de l’existant (ex. documents vitaux d’entreprise) afin de partager et diffuser plus vite l’information tout en apportant un niveau élevé de fiabilité des échanges électroniques. Chaque projet de numérisation est unique et s’aborde avec une méthodologie dont nous allons vous décrire les principales étapes.

Dématérialiser : dans quel but ?

BPO (Business Process Outsourcing) partielle de votre activité, pérenne, sécurisation de vos documents sensibles, amélioration de la fluidité des échanges entre vos services... Autant d’arguments en faveur de la mise en place d’une solution de dématérialisation.

Connaître la finalité du projet dans sa globalité est indispensable dans la phase de réflexion et de conception du projet.

Toutes ces problématiques doivent être abordées le plus en amont possible du projet.

Typologie des documents à numériser

Quels sont les processus métiers, la typologie des flux physiques existants, la cartographie des fonds documentaires « en sommeil » ? Toutes ces questions doivent être abordées lors d’un audit préalable. Ce diagnostic préliminaire est une démarche indispensable avant d’engager toute autre étape.  De cette étude découlera naturellement le choix des matériels de numérisation.

Les flux sont hétérogènes et comportent des contrats au format A4/80g.m² associés à des coupons et moyens de paiement : prévoir un scanner possédant une prise papier de bonne qualité (détection des doublons par méthode ultrasonique) capable de « saisir » des documents de grammage et de tailles variables dans un même lot. Rien ne remplace un benchmark ou un pilote si l’ampleur du projet est importante.

Un marché de « niches » aux exigences diversifiées.

Un projet de numérisation documentaire ne s’aborde pas sous le même angle qu’un projet de numérisation patrimoniale. Pour ce dernier, la typologie des documents peut être plus variée et plus complexe (incunables, dessins, peintures, estampes, photographies, affiches, plans cadastraux, etc.). Le test est alors obligatoire pour qualifier le bon scanner.